Qu’est-ce que le flex office ?

Qu’est-ce que le flex office ?

Concept anglo-saxon qui ne cesse de faire des adeptes, le flex office consiste à accorder davantage de liberté et d’autonomie à ses employés, en les laissant travailler depuis n’importe quel espace de travail qu’ils jugent approprié. Avec ce principe, les salariés n’ont donc plus de bureau attitré et s’installent où bon leur semble.

Le flex office, pour des salariés nomades et autonomes

Si vous souhaitez en finir avec les open-spaces bondés et que vous en avez assez de voir vos salariés s’entasser au même endroit chaque jour, vous pouvez leur proposer d’adopter la tendance du flex office, un concept venu tout droit d’Angleterre et des Etats-Unis, et qui fait de plus en plus d’adeptes outre-Manche. Le principe est simple : il s’agit de ne plus attribuer un espace de travail dédié à chaque salarié, mais de les laisser s’installer à des postes de travail en libre-service, dans des espaces différents et variés. Il peut s’agir d’un bureau libre ou d’une salle de réunion de l'entreprise, d’un espace de coworking, d’un café, ou même depuis leur domicile. Avec le flex-office, chaque salarié dispose d’un ordinateur portable et d’un smartphone. Chacun est libre de s’installer où bon lui semble, et peut changer d’espace de travail au gré de ses envies. Les fondements de ce principe ? Il s’agit de différents constats, comme celui du taux d’occupation des bureaux, qui n'est que de 60 %, en sachant que l’espace de travail représente un coût pour l’entreprise. Mais également que la révolution digitale permet à beaucoup de travailleurs d’avoir accès à leur espace de travail et de communiquer avec leur équipe de n’importe où et à (presque) tout moment de la journée. De plus, les salariés sont de plus en plus tournés vers les entreprises qui offrent un certain confort de travail, qui leur permet notamment de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Le fait de se détacher des contraintes liées aux horaires et aux trajets leur permet de renforcer cet équilibre et de gagner en sérénité et en productivité.

Bon à savoir

  • En région parisienne, le temps de transport moyen est de 92 minutes par jour.

Source : enquête de l'IAU, avril 2016

Le flex office favorise un environnement dynamique et collaboratif

Si le flex office fait de plus en plus d’adeptes à travers le monde, c’est parce que ce principe n’est pas dépourvu d’avantages, à commencer par celui de favoriser la productivité et la créativité des salariés. En effet, l’autonomie du flex office permet de s’installer dans le lieu le plus approprié pour soi et pour effectuer une tâche précise. De plus, cela permet de réduire le temps de transport, qui est l’un des principaux motifs d’insatisfaction au travail des salariés, et en particulier des cadres. Cela permet également de briser la routine, puisque chacun bénéficie davantage de liberté et d’autonomie. On peut ainsi ne pas s’installer au même endroit deux jours de suite, changer de rythme dans la semaine, discuter avec des personnes différentes chaque jour, etc. Enfin, cela permet de nouer des liens, de s’enrichir des rencontres que l’on peut faire en fonction des endroits où l'on s’est installé pour travailler. Les salariés comprennent alors mieux l’ensemble des métiers de l’entreprise et sont davantage tournés vers la collaboration.

Attention, le flex office ne convient pas à tout le monde

Malgré les avantages qu’apportent le flex office sur le confort de travail et le moral des salariés, ce principe comporte évidemment des limites qu’il faut prendre en compte, car ce concept ne convient pas à tout le monde. Tout d’abord, travailler selon les principes du flex office nécessite une grande rigueur et une organisation à toute épreuve. Il s’agit par exemple de vérifier les horaires d’ouverture d’un espace de coworking, s’assurer que le Wi-Fi fonctionne dans tous les endroits où l'on souhaite se rendre, en particulier dans les cafés, s’assurer également d’avoir une place pour s’installer, etc. Les salariés n’ont évidemment pas ce genre de problèmes lorsqu’ils ont un bureau attitré. De plus, les employés n’ont donc pas de bureau personnel, ce qui signifie qu’ils ne peuvent pas personnaliser leur espace de travail, accrocher des photos de leurs proches, stocker des snacks dans un tiroir pour la pause, et personne ne doit laisser des traces derrière lui en repartant d’un espace de travail. Enfin, il faut s’assurer que les salariés ne perdent pas le contact entre eux, car même les personnes détachées doivent pouvoir échanger avec leurs collègues régulièrement, suivre l’avancement de certains projets, et s’intégrer à la culture d’entreprise.

Bon à savoir

  • 24 % des salariés jugent leur entreprise en retard sur la transformation digitale et 42 % seulement « sensibilisée ».

Source : BVA / Villa Numéris « Les salariés et la transformation digitale » – Microsoft Experiences’17 – octobre 2017